Kiểm kê là một phần công việc rất quan trọng nên chúng ta cần phải lên kế hoạch để thực hiện tuy nhiên có nhiều kế toán hoặc bản quản lý công ty không chú trọng và thường có vấn đề như sau:
Khi không kiểm kê thì như thế nào
Điều 13. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản:
1. Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Không lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê theo quy định;
b) Không xác định nguyên nhân chênh lệch; không phản ảnh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán vào sổ kế toán.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm hoặc không thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp khác theo quy định.
3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi giả mạo, khai man kết quả kiểm kê tài sản.”
- Cuối năm không thực hiện kiêm kê đúng thời điểm hoặc không kiêm kê, như vậy làm sao biết hàng tồn kho hoặc tại sản thực tế giống như sổ sách.
- Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không Ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
- Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
- Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
- Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
- Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
- Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
- Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.
- Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
- Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…
- Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
- Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
- Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
- Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
- Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
- Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
- Không kiểm kê tài sản cố định hoặc không lập báo cáo quản lý tài sản.
- Kiểm kê sản phẩm dở dang không đúng với thực tế hoặc phương pháp chưa phù hợp để đo lường.
Giải pháp
Nhu cầu để có báo cáo kiểm toán không ngoại trừ hàng tồn kho, tài sản cố định về kiểm kê tài sản, để nộp cho cơ quan thuế, cho ngân hàng, bao cáo kiểm kê nộp cho cơ quan hải quản để kiêm tra việc thanh khoản nguyên vật liệu. Nhưng đến thời điểm cần thì đã qua thời điểm kiểm kê vậy chúng ta nên chuẩn bị gì để không phải bị động trước những yêu cầu của các cơ quan có liên quan. Liên hệ với chúng tôi để được trao đổi chi tiết hơn cho tình huống của Công ty.